Política de Privacidad

En CRM.AGENCY (en adelante "nosotros", "la empresa" o "el responsable") nos comprometemos a proteger la privacidad de quienes interactúan con nuestros servicios. La presente Política de Privacidad describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos y protegemos sus datos personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales de Colombia), el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables.

Al contactarnos, visitar nuestro sitio web o contratar nuestros servicios, usted acepta las prácticas descritas en este documento.

Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de sus datos personales es:

Datos personales que recopilamos

Podemos recopilar las siguientes categorías de datos, según la forma en que usted interactúe con nosotros:

• Datos de identificación: nombre completo, empresa o razón social, cargo o rol.
• Datos de contacto: número de teléfono (WhatsApp), dirección de correo electrónico.
• Datos de navegación: dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas, tiempo de permanencia, origen del tráfico (a través de cookies y Meta Pixel).
• Datos comerciales: información sobre su negocio, tamaño del equipo, canales de comunicación que utiliza y necesidades de automatización, proporcionados voluntariamente durante la consulta.
• Datos de comunicación: contenido de los mensajes intercambiados por WhatsApp, correo electrónico u otros medios de contacto.

No recopilamos datos sensibles (datos de salud, origen racial, orientación sexual, creencias religiosas o afiliación política) salvo que usted los comparta voluntariamente de manera incidental.

Finalidad del tratamiento

Sus datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

• Atención de consultas: responder sus preguntas, solicitudes de información y demos sobre nuestros servicios.
• Prestación del servicio: ejecutar el contrato de implementación de CRM, integración de WhatsApp API y automatizaciones cuando usted lo contrate.
• Seguimiento comercial: enviarle información relevante sobre nuestras propuestas, actualizaciones o mejoras del servicio.
• Marketing directo: enviarle comunicaciones comerciales sobre servicios similares, siempre que usted no haya manifestado su oposición.
• Mejora del servicio: analizar el comportamiento de navegación en nuestro sitio para optimizar la experiencia del usuario.
• Cumplimiento legal: atender requerimientos de autoridades competentes cuando la ley así lo exija.

Base legal del tratamiento

El tratamiento de sus datos se fundamenta en alguna de las siguientes bases legales:

• Consentimiento: cuando usted nos contacta voluntariamente, completa un formulario o nos escribe por WhatsApp, otorga su consentimiento para el tratamiento de sus datos con las finalidades descritas.
• Ejecución de contrato: cuando existe una relación contractual, tratamos sus datos para cumplir las obligaciones acordadas.
• Interés legítimo: para el seguimiento comercial de prospectos que han manifestado interés en nuestros servicios.
• Obligación legal: cuando la normativa colombiana nos exige conservar o reportar determinada información.

Compartición de datos con terceros

No vendemos, alquilamos ni compartimos sus datos personales con terceros para fines comerciales propios de esos terceros. Sin embargo, podemos compartir sus datos con:

• Kommo CRM (AMO CRM): plataforma de CRM utilizada para la gestión de contactos y pipeline de ventas, en su condición de encargado del tratamiento.
• Meta Platforms (WhatsApp Business API, Facebook, Instagram): para la integración de canales de comunicación y publicidad, conforme a sus propias políticas de privacidad.
• Proveedores de hosting y servicios en la nube: que actúan como encargados del tratamiento bajo acuerdos de confidencialidad.
• Herramientas de analítica: como Google Analytics o Meta Pixel, para el análisis del comportamiento en el sitio web.
• Autoridades públicas: cuando sea requerido por ley, orden judicial o requerimiento de autoridad competente.

Todos los terceros con acceso a sus datos están obligados a tratarlos conforme a la normativa aplicable y únicamente para las finalidades autorizadas.

Transferencias internacionales

Algunos de nuestros proveedores de servicios (como Kommo CRM, Meta o Google) pueden estar ubicados fuera de Colombia. En estos casos, garantizamos que dichas transferencias se realizan con las salvaguardas adecuadas, incluyendo cláusulas contractuales estándar o adhesión a marcos de privacidad reconocidos internacionalmente, en cumplimiento del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Conservación de los datos

Conservamos sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las que fueron recopilados:

• Datos de prospectos (sin contrato): hasta 2 años desde el último contacto, salvo que solicite su supresión antes.
• Datos de clientes (con contrato): durante la vigencia del contrato y hasta 5 años después de su finalización, por obligaciones legales y tributarias.
• Datos de navegación y cookies: según la configuración de cada herramienta, generalmente entre 13 y 26 meses.

Transcurridos estos plazos, procederemos a la supresión o anonimización segura de sus datos.

Derechos del titular

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, usted tiene los siguientes derechos sobre sus datos personales:

• Acceso: conocer qué datos personales suyos tratamos y cómo los usamos.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• Supresión: pedir la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios para los fines del tratamiento o cuando retire su consentimiento.
• Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos para finalidades de marketing directo.
• Revocación del consentimiento: retirar en cualquier momento el consentimiento otorgado, sin que ello afecte la licitud del tratamiento previo.
• Portabilidad: recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común cuando sea técnicamente posible.
• Queja ante la autoridad: presentar una reclamación ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) si considera que sus derechos han sido vulnerados.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, puede contactarnos a través de los medios indicados en la sección 13. Atenderemos su solicitud en un plazo máximo de 15 días hábiles.

Cookies y tecnologías de rastreo

Nuestro sitio web puede utilizar cookies y tecnologías similares (como el Meta Pixel o Google Analytics) para:

• Analizar el tráfico y comportamiento de los visitantes.
• Medir la efectividad de nuestras campañas publicitarias.
• Personalizar la experiencia de navegación.
• Crear audiencias personalizadas para publicidad en Meta (Facebook e Instagram).

Puede gestionar o deshabilitar las cookies desde la configuración de su navegador. Tenga en cuenta que deshabilitar ciertas cookies puede afectar la funcionalidad del sitio.

Seguridad de la información

Implementamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger sus datos personales contra accesos no autorizados, pérdida, alteración o divulgación indebida, incluyendo:

• Transmisión de datos mediante protocolos cifrados (HTTPS/TLS).
• Acceso restringido a los datos únicamente al personal autorizado.
• Uso de plataformas certificadas y de reconocida seguridad para el almacenamiento (Kommo CRM, servicios en la nube).
• Políticas internas de confidencialidad para colaboradores y proveedores.

No obstante, ningún sistema de transmisión o almacenamiento de datos es 100% seguro. En caso de una brecha de seguridad que afecte sus datos, le notificaremos conforme a lo exigido por la normativa aplicable.

Menores de edad

Nuestros servicios están dirigidos exclusivamente a personas mayores de 18 años en su calidad de empresarios, directivos o profesionales. No recopilamos intencionalmente datos personales de menores de edad. Si tuviéramos conocimiento de haber recopilado datos de un menor, procederemos a su eliminación inmediata.

Cambios a esta política

Nos reservamos el derecho de actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento para reflejar cambios en nuestras prácticas, en la legislación aplicable o en los servicios que ofrecemos. La versión vigente siempre estará disponible en nuestro sitio web con la fecha de última actualización.

Si los cambios son significativos, le notificaremos por correo electrónico o mediante un aviso destacado en nuestro sitio web antes de que entren en vigencia.

Contacto y ejercicio de derechos

Para cualquier consulta, solicitud de ejercicio de derechos o reclamación relacionada con el tratamiento de sus datos personales, puede contactarnos a través de los siguientes medios: